Durante años, clínicas, hospitales y empresas han gestionado sus activos mediante plataformas que no benefician la planeación, ni la toma de decisiones adecuadas.
Durante años, clínicas, hospitales y empresas han gestionado sus activos mediante plataformas que no benefician la planeación, ni la toma de decisiones adecuadas.
Hasta hace poco, los departamentos de ingeniería biomédica habían apostado por el uso de hojas de cálculo, como Excel, y sistemas corporativos internos, como un ERP, que tengan un módulo de inventarios, para realizar su trabajo, sin obtener los resultados esperados
La diferencia entre estas plataformas y la versión renovada de TINC, un sistema computarizado para la gestión del mantenimiento (CMMS por sus siglas en inglés) es que se trata de una plataforma donde se pueden centralizar todos los procesos relacionados al equipamiento médico.
TINC propone un nuevo modelo de gestión de los departamentos de ingeniería biomédica y servicios generales, ya que durante muchos años estos departamentos en México se han basado en los que hacen países como Estados Unidos, Canadá y algunos de Europa, ya que tienen la idea de que ellos lideran el tema de la ingeniería clínica. Por eso, en México, aún no se sabe bien cómo gestionar los activos.
De acuerdo con Luis Fernández, cofundador y director general de TINC, no existe una receta de cocina para gestionar un departamento de biomédica.
“Lo que nosotros hicimos fue crear un manual de procesos de cómo llevar un inventario, hacer un plan de mantenimiento, hacer una capacitación con un usuario, de cómo hacer una presentación ejecutiva de resultados y medir el desempeño del equipo médico durante su vida útil”, señaló Fernández y agregó que todo esto está integrado en el software.
“Todo lo que sea TI, equipamiento médico, equipo de imagen, todo lo que puede tener un lugar en donde se centraliza la información de todo lo que sucede durante el ciclo de vida de estos equipos”, añadió el director general.
Con plataformas como esta, será más accesible para el equipo biomédico recolectar la información sobre el desempeño de los equipos, como los monitores de signos vitales. Esto es crucial para cuando existe una necesidad de adquirir más dispositivos, pues el comprador de un hospital generalmente se basa en cuestiones de mercado. Sin embargo, Fernández señala que no se suele hacer una revisión sobre cuánto le han costado los actuales equipos a la institución.
“La razón por la que esta información no se toma en cuenta en la mayoría de los casos es porque toda la información de gestión, todo lo que sucede durante el ciclo de vida del equipo médico, está en papel”, aseguró el director de TINC.
Los departamentos de biomédica son los encargados del bienestar del equipamiento médico, y en la mayoría de ellos los entregables se producen en papel.
Por ello, cuando se requiere tener toda esa información a la mano, se hace una tarea complicada gestionar todos los datos recaudados. TINC digitaliza todo lo relacionado con el equipo médico, desde las órdenes de servicio, hasta las veces que entra un biomédico a un quirófano a asistir en alguna operación, a registrar todas las solicitudes que nos hacen los usuarios finales.
Las nuevas funciones en el programa
La tercera versión del software brinda más beneficios que las anteriores, como el manejo de alertas, el catálogo de proveedores o los métricos. Estas son las características del nuevo TINC:
- Sistema de alertas: permite que los ingenieros puedan ver con antelación el vencimiento de garantías para que puedan buscar proveedores para el servicio preventivo.
- Catálogo de proveedores: facilita la búsqueda de proveedores con un catálogo alimentado por todos los usuarios de la plataforma. De esta manera, cuando un hospital da de alta a sus proveedores, todos los demás clientes podrán ver ese registro.
- Gestión de activos: anteriormente, TINC realizaba la gestión de los usuarios, ahora, el jefe de biomédica puede activar o desactivar ingenieros de servicio, técnicos de servicio, perfiles directivos o clínicos, como un médico o una jefatura de área que pueda tener alguna relación dentro del sistema.
- Más métricos: permiten evaluar el desempeño de estos activos o dispositivos. El usuario puede ir al módulo de métricos y ver el número de tickets de servicio abiertos, cuántos están pendientes, cuántos se están atendiendo, cuántos mantenimientos preventivos se requiere hacer en determinado periodo, el costo de vida de un equipo, cuáles garantías están próximas a vencer.
- Hoja de vida del activo: “Hemos agregado una hoja de vida del activo, donde se resumen todas las actividades que se han hecho durante su vida útil, cuántos preventivos y cuántas reparaciones, cuántas capacitaciones se han tenido, cuántos tickets. Ahí mismo pueden tener el control de todas las órdenes de servicio y las puedan ver mediante un display”.
- Perfiles: se pueden agregar los sueldos brutos de los ingenieros, de tal manera que se pueda conocer el costo por mano de obra. A través de este campo se puede calcular la mano de obra correspondiente al número de horas que tome un servicio. De esta manera se puede llevar un control de los costos.
Además, Fernández aseguró que también se integrará una función QR, de tal forma que el usuario pueda imprimir un código QR, ponerlo en el equipo, y los usuarios finales puedan escanearlo —cuando digo usuarios finales me refiero a doctores, personal de enfermería, que utilizan estos equipos al día a día—.
Así se simplifica la tarea del biomédico, pues los equipos los ingenieros pueden pegar un código QR para que el doctor o doctora pueda escanear ese código y solicitar un ticket sin tener que llamar al ingeniero. Eso también facilita que al biomédico le llegue una alerta mediante la plataforma y sepa en qué área se requiere de apoyo.
Proveedores al alcance todo el tiempo y un inventario ordenado
Encontrar el proveedor ideal para el servicio de los activos se facilita con esta herramienta. El catálogo global se alimenta de cada uno de los usuarios de la plataforma, pues cada uno de ellos puede solicitar el ingreso de un proveedor a través de un sencillo formulario. De esta forma, TINC recibe la notificación de alta del proveedor.
Gracias a este catálogo el usuario puede acceder a un repositorio de proveedores estandarizado que puede ahorrar valioso tiempo al momento de buscar quien provea un servicio o equipo. “Nuestro compromiso es mantener ese registro de ese catálogo global lo suficientemente estandarizado, es decir, que un proveedor no está dado de alta más de una vez”.
TINC realiza la tarea de revisión de los proveedores, por lo que se ponen en contacto con ellos para confirmar toda la información dada de alta y autorizarlo en el catálogo.
A nivel mundial hay un gran reto, particularmente en América Latina, al gestionar activos que se le conoce como nomenclaturas. Como no se ha establecido un marco centralizado para llamarle a las unidades de una misma forma, en una hoja de cálculo se puede tener diferentes nombres para el mismo equipo. Esto genera confusión sobre el número de unidades que se tienen de un mismo equipo. Por ello, el software ayuda a responder la pregunta de cuántas unidades se tienen de cada equipo que tiene la institución.
Esto es una gran ventaja, de acuerdo con Fernández: “Tener un inventario confirmado es vital para el plan de mantenimiento de los equipos. No puedes planear el mantenimiento si no tienes confirmado cuántas unidades tienes de cada tipo de activo”.
Además, el director TINC recordó que durante el brote de H1N1 los esfuerzos se volcaron en determinar el número de dispositivos disponibles; sin embargo, durante la actual crisis sanitaria por COVID-19, el escenario fue el mismo: se tenían datos distintos sobre el número de ventiladores, además, había equipos que no se sabía que estaban disponibles. Por ello, TINC resuelve la estandarización de una nomenclatura en un solo sistema.
Asimismo, TINC también provee el acceso a la información. Del papel se ha pasado a una digitalización, algo que la pandemia ha impulsado. Mantener los datos disponibles de manera digital en un solo lugar, permite tomar mejores decisiones. “Ofrecemos una base sobre la cual se tomen decisiones justificadas y basadas en la propia evidencia de cada uno de nuestros clientes”, explicó Fernández.
Es una forma eficaz de conocer cuáles activos requieren un cambio inmediato, cuáles son inseguros, cuáles no han recibido mantenimiento, cuáles no han sido aceptados por los profesionales de la salud y, sobre todo, con qué proveedores se debe trabajar.
A partir de la crisis sanitaria, TINC decidió poner una versión gratuita a disposición de clínicas y hospitales, como los públicos, que no cuenten con el presupuesto para adquirir un CMMS. Incluso después de que pase la emergencia, la versión LTE seguirá disponible para las instituciones que así lo requieran.
Si quieres conocer más sobre esta plataforma, inscribete sin costo a la sesión de relanzamiento de TINC https://bit.ly/3iQFlvJ
