Con 5 pasos es posible transformar la manera en que operamos nuestros activos
¿Cuántos ventiladores mecánicos existen en servicio? ¿Cuántos están funcionando correctamente? ¿Cuántos hay que reparar? ¿Cuántos hay que adquirir?
En una era en la que predominan las herramientas digitales, el machine learning, las impresiones 3D y otros avances “futurísticos”, lo cierto (y vergonzoso) es que gran porcentaje de los países latinoamericanos no conocen (a ciencia cierta) con cuantos equipos críticos cuentan sus hospitales y clínicas para hacer frente a la pandemia; nuestros inventarios de equipo médico no son lo suficientemente confiables o no están lo suficientemente actualizados para ser utilizados en la elaboración de planes de contingencia o preparación de desastres.
Para resolver este problema, debemos reforzar algunos conceptos básicos en la gestión de la tecnología médica:
Adopción de una nomenclatura estandarizada para los activos hospitalarios
Debemos acordar los términos que utilizarán todas las clínicas, hospitales y profesionales de la salud para referirse a cada uno de los activos según su función o naturaleza. Sí, existen nomenclaturas sugeridas o recomendadas, pero no hay un “decreto oficial” que obligue a que las instituciones de salud utilicen alguna en específico. Esta es la oportunidad más fuerte que se tiene actualmente para solidificar los censos de los equipos médicos en preparación para el futuro.
No toda la información que hayas recopilado para tu inventario es relevante, por lo que decidir qué campos utilizarás es clave para la obtención de métricos y reportes que te ayudarán a tomar decisiones.
Como consejo, selecciona campos que cumplan con cualquiera de las siguientes opciones:
- El campo me ayuda a identificar el activo.
- El campo me ayuda a producir un métrico o indicador relevante.
Adopción de una plataforma para gestión del equipo médico
Olvidemos las plantillas de MS Excel que solamente entorpecen la gestión de los equipos médicos. Los sistemas computarizados para la gestión del mantenimiento (CMMS) que han sido diseñados específicamente para ingenieros clínicos ofrecen grandes beneficios para facilitar la obtención de datos cuando más se necesitan, tales como uso de campos tipo catálogo/lista, procesamiento de datos para reportes y conexión a la nube para resguardo y protección de la información.
En apoyo a todos los ingenieros clínicos en esta lucha contra el COVID-19, hemos liberado una versión gratuita de nuestra plataforma CMMS.
Programación de conteos cíclicos
La actualización y validación de la información contenida en los inventarios es igual de importante que contar con dicha herramienta, pues no siempre lo que se muestre en pantalla coincidirá con la realidad. Agendar conteos cíclicos durante el año es una buena estrategia para garantizar la confiabilidad de tu inventario de equipos médicos; tal vez haya equipos en tu institución de salud que no tengas contabilizados.
Selecciona una muestra representativa de activos en cada área de tu institución y confirma el número de activos en inventario, valida la información recabada y actualiza cualquier dato no capturado. Sabemos que estas muy ocupado para hacerlo, pero tal vez puedas darle la oportunidad a estudiantes que deseen obtener experiencia.
Recuerda, la base del éxito al momento de delegar es delegar efectivamente: ¿Qué necesitas? ¿Por qué lo necesitas? ¿Para cuándo lo necesitas? ¿Cómo lo necesitas? ¿Quién lo necesita? Date el tiempo de responder estas preguntas antes de solicitar apoyo.
Reforzar el proceso para la incorporación de nuevos activos
El departamento de ingeniería biomédica tiene interacciones con casi todos los departamentos en una institución de salud, especialmente si hablamos de la adquisición y puesta en marcha de nuevos equipos médicos. Revisa el proceso para incorporar nuevos activos en tu institución e identifica a las áreas involucradas con el fin de estandarizar/alinear tu proceso con el de ellos.
Hacer esto garantizará que la información fluya de manera suave y continua, que se eviten retrabajos, que se dupliquen procesos o que simplemente disminuya el tiempo para concluir dicho proceso.
Entrenamiento a usuarios finales
Los profesionales en medicina, primeros auxilios y enfermería también son usuarios del inventario del equipo médico, pues deben conocer la capacidad instalada de herramientas (equipos médicos) con las que cuentan y el estado funcional de las mismas.
Capacitar a los usuarios finales de la tecnología médica en los conceptos mencionados anteriormente te dará la oportunidad de ganar aliados para la ejecución de dichos procesos, así como también los preparará mejor para recibir a un auditor.
